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Récupération des notices ELECRE sur disquettes

1994
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    Récupération des notices ELECRE sur disquettes

    Un exemple, la bibliothèque municipale d'Annecy

    Par Maïté Sunian

    Il s'agit en fait de deux expériences, l'une passée s'étalant sur une pé- riode de 4 ans (de fin 1989 à fin 93) avec le logiciel LIBRA, l'autre nou- velle depuis début 1994, encore en phase de « rodage mais présentant aussi des avantages par rapport à la précédente, et se déroulant avec le lo- giciel AB6.

    La bibliothèque d'Annecy fonctionne en un réseau de cinq bibliothèques (une centrale et quatre annexes).

    L'expérience avec LIBRA

    Le logiciel LIBRA était implanté sur site IBM sous le système d'exploitation VM. La société SCETORG - exploitante du lo- giciel LIBRA - avait développé un mo- dule d'importation des fichiers hebdo- madaires du Cercle de la librairie, soit les notices des « Livres de la semaine » de Livres Hebdo. Ce module assurait trois fonctionnalités :

    • la conversion des notices (format Cer- cle) en format UNIMARC (utilisé par LI- BRA) ;
    • la sélection des notices à charger ;
    • l'intégration de ces notices dans le ca- talogue de la bibliothèque.

    La bibliothèque d'Annecy avait signé un contrat de cession de notices biblio- graphiques avec la Société de banque de données bibliographiques alias le Cercle de la librairie. (Pour indication, le contrat actuel s'élève à la somme de 30 327 F T.T.C. par an sur la base de 5 000 notices récupérées.) Nous avions choisi de procéder à des importations de notices de façon hebdomadaire, en fonction du rythme des réunions d'ac- quisitions des responsables de tous les secteurs et annexes de la bibliothèque. Chaque semaine, le Cercle de la librai- rie envoyait une bande magnétique contenant les notices de Livres Hebdo, rubrique « Les Livres de la semaine Cette bande était copiée sur le système puis à partir du menu du module d'im- portation, on chargeait la semaine. En- suite il n'y avait plus qu'à sélectionner les notices retenues lors de la réunion d'acquisitions. Cette sélection pouvait s'effectuer de deux façons :

    • soit par la lecture du code-barres des notices. Le système alors empilait ces numéros code-barres en attendant le lancement de la procédure qui « injec- terait ces notices dans la base LIBRA ;
    • soit par la recherche à partir de mots du titre lorsque la notice ne comportait pas de code-barres. Là-encore, le sys- tème pointait les sélections de ces no- tices.

    Puis on lançait la procédure d'intégra- tion dans la base des notices choisies. On intégrait généralement entre 100 et 120 notices chaque semaine. Le charge- ment s'effectuait à l'aide d'une seule commande pour l'ensemble des notices et durait environ 30 minutes. Pendant ce chargement, les différents services de la bibliothèque (sorties, retours, ca- talogage, acquisitions, etc.) conti- nuaient à fonctionner. On choisissait malgré tout une plage horaire plus lé- gère (période du déjeuner où la fré- quentation de la bibliothèque est moin- dre) afin de ne pas ralentir le temps de réponse du système.

    Au bout de ces 30 minutes, chaque ca- talogueur avait la possibilité de trouver dans la base la notice du livre qu'il sou- haitait commander ou qu'il avait en main, cette notice ayant été sélection- née à sa demande lors de la réunion d'acquisitions. La recherche dans LIBRA pouvait se faire à partir du titre, de l'au- teur ou encore de l'ISBN.

    Puis le catalogueur « raccrochait la no- tice à une fiche de commande ou en- core, s'il avait le livre, il pouvait le ré- ceptionner puis procéder à quelques modifications de la notice permettant la mise en circulation du document :

    • modification de l'en-tête, c'est-à-dire remplacer le statut p (= provisoire) par le statut n (= nouvelle) ;
    • modification et/ou enrichissement du champ des vedettes matière (la biblio- thèque d'Annecy utilise la liste Blanc- Montmayeur qu'elle enrichit parfois) ;
    • saisie de l'indice Dewey (classifica- tion retenue par la bibliothèque d'An- necy).

    Les interventions du type « erreur dans la notice du Cercle » étaient très rares (ex. : un titre inexact du fait que les no- tices de Livres Hebdo sont des notices de prépublication). Régulièrement, on supprimait dans le module importation les fichiers des semaines dont les no- tices restantes n'avaient pas été sélec- tionnées.

    L'avantage de ce module de récupéra- tion des notices du Cercle peut se ré- sumer en trois points :

    • la fiabilité des informations pour le circuit des commandes et la rapidité de ces commandes (mêmes informations que les libraires) ;
    • l'accélération du traitement interne des documents (plus de catalogage long et fastidieux) ;
    • l'amélioration du service rendu au pu- blic par une mise à disposition plus ra- pide des documents (7 à 10 jours après réception du livre s'il ne nécessitait qu'une couverture plastique).

    L'expérience avec AB6

    La bibliothèque municipale d'Annecy s'est dotée d'un nouveau logiciel (AB6) fin 1993. Après la mise en route des fonctionnalités traditionnelles d'un logi- ciel de gestion de bibliothèque, nous avons souhaité poursuivre notre récu- pération des notices du Cercle. Malgré quelques balbutiements dus à la « jeu- nesse du module d'importation d'AB6, la situation commence à se clarifier et l'on est en mesure d'importer à nou- veau les notices du Cercle.

    A titre indicatif, nous utilisons actuelle- ment les disquettes 3 pouces et demi du Cercle et notre système AB6 est ins- tallé sur un matériel Bull (DPX2) sous UNIX. L'avantage présenté par ce nou- veau module tient à deux éléments :

    • * le module d'importation d'AB6 per- met de sauter l'étape de la sélection de la notice. En effet, le chargement de la semaine s'effectue dans une banque de données spécifique (Cercle) et le cata- logueur peut aller à tout moment « cap- turer » la notice qui l'intéresse. Ainsi les notices que le public voit à l'OPAC ne sont que les notices rattachées à un exemplaire, donc celles qui l'intéres- sent. A la bibliothèque d'Annecy, nous pensons qu'il n'est pas judicieux que le lecteur voie la notice d'un livre qui n'a pas encore été acheté ;
    • le chargement s'effectue sans inci- dence sur le temps de réponse du sys- tème. Outre le gain de temps du cata- logage et de la mise à disposition des documents, nous apprécions que les notices du Cercle comportent un résu- mé. En effet, le logiciel AB6 permet une recherche sur tout le corps de la notice, et même sur tous les mots y compris ceux du résumé.

    L'OPAC offre donc la possibilité d'une recherche plus large et d'une informa- tion plus riche.