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    Utilisation de l'OCLC

    A la bibliothèque du musée de l'Homme

    Par Jeanne Raczinski , Bibliothèque du musée de l'Homme

    Après cinq ans d'expérience comme utilisateur et membre participant au réseau OCLC, la bibliothèque du musée de l'Homme, bibliothèque spécialisée, CADIST (1) en ethnologie et préhistoire est heureuse de pouvoir collaborer au numéro spé- cial de l'ABF, consacré à l'information bibliographique.

    Le choix d'une base de données catalo- graphiques repose sur des critères d'ap- préciation des fonds concernés. Si l'on considère que 65 % des acquisitions de la bibliothèque sont des ouvrages anglo- saxons et que l'indexation pratiquée de- puis ses origines est celle de la Library of Congress, le choix de la base améri- caine OCLC comme réservoir biblio- graphique paraissait s'imposer.

    Nos statistiques révèlent que le taux de recouvrement de notre catalogage cou- rant et de notre conversion rétrospec- tive est de l'ordre de 75 %.

    En effet, notre catalogage courant (1 700 notices par an) représente au- jourd'hui un catalogue microfiche de 7 000 notices environ et notre rétro- conversion (85 000 titres de monogra- phies, thèses, numéros spéciaux de pé- riodiques) constitue 18 bandes magné- tiques à déverser dans un futur OPAC. Actuellement, 92 000 ouvrages de la bibliothèque sont déjà localisés dans le Pancatalogue et dans la base OCLC.

    Le logiciel américain CATCD 450, convi- vial et évolutif (version PRISM depuis janvier 1994), permet la récupération, en local ou en ligne, de notices biblio- graphiques de format USMARC, d'un ni- veau de catalogage variable : maximal pour les ouvrages catalogués par les bibliothèques nationales, souvent mini- mal s'il s'agit du catalogage de biblio- thèques participantes. Ce catalogage partagé implique donc l'enrichissement de notices récupérées (Upgrading cré- dité par OCLC) et la création de nou- velles notices suivant l'application des normes AACR2 dans le format USMARC, en respectant les formes d'autorité de la Library of Congress, de la Biblio- thèque nationale et de RAMEAU.

    En local, la récupération des notices OCLC s'effectue sous CATCD, à partir des CD-ROM bibliographiques du fichier général de la base OLUC (On line Li- brary Union Catalog) :

    • 2 CD-ROM pour les livres anciens jus- qu'à 1986 ;
    • 2 CD-ROM pour les livres récents de- puis 1987. (Abonnement annuel - Coût 3350 F - Livraison trimestrielle.)

    C'est donc à partir des dates d'édition des ouvrages et en conformité avec le chargement des CD dans les lecteurs que la recherche est lancée. La fenêtre de recherche est confortable et la clé la plus pertinente déclenchant le temps de réponse le plus bref est l'ISBN. Si la réponse est positive, la notice sauvegar- dée dans le fichier local fera l'objet, après indexation et saisie des données locales, d'une dérivation (facturée 16 F auxquels s'ajoutent 4 F d'interrogation de la base au moment de la validation en ligne). Si la réponse est négative, l'ISBN sera transféré automatiquement dans une liste de recherches en ligne, programmée en différé (Batch). Rappe- lons que chaque interrogation de la base coûte 4 F plus le coût lié au temps de connexion.

    Il convient de noter que la périodicité trimestrielle et le délai d'un mois entre la pression des CD-ROM et leur livraison dans les bibliothèques françaises nui- sent considérablement à l'exhaustivité de la base consultable en local et à la - fraîcheur « des notices. Ainsi, on peut constater que 10 % environ des notices récupérées dans les CD, sont obsolètes (Bib Record Mismatch), le système re- fuse la validation en ligne et sauvegarde dans le fichier local les dernières mises à jour à utiliser pour de nouvelles lo- calisations. Surcroît de travail et perte de temps...

    L'utilisation, encore trop récente, de la nouvelle version PRISM, devrait permet- tre sous peu une étude du coût des no- tices récupérées en ligne, afin d'évaluer l'opportunité d'annuler l'abonnement des CD-ROM bibliographiques. Un tra- vail de récupération uniquement en ligne, à condition qu'il soit basé sur l'or- ganisation, la méthode et la rigueur, se- rait alors envisageable.

    Il est certain que la recherche en ligne avec accès au déroulement de l'index des titres dans les fichiers biblio- graphiques de la base s'avère très fia- ble, seul l'affichage de la notice serait facturé. De plus, la mention de locali- sation de la bibliothèque figure sur la notice visible en ligne ; cette mention, fort utile en cas de catalogage d'un exemplaire 2, n'apparaît plus sur la no- tice sauvegardée. Il est regrettable que des informations de cet ordre ne soient pas transmissibles en local et nécessi- tent une impression papier en ligne : le temps de connexion en souffre.

    Le catalogage des créations se fait en local avec la possibilité de consulter les fichiers d'autorité de la LC, sur CD- ROM:

    • 3 CD-ROM Name Authorities ;
    • 1 CD-ROM Subject Authorities. (Abonnement annuel - Coût 3300 F - Livraison trimestrielle.)

    Un principe impératif pour éviter les doublons implique une recherche en ligne dans la base avant la saisie et/ou avant la validation de la création, pour s'assurer qu'une autre bibliothèque n'a pas catalogué l'ouvrage au même mo- ment. Il est certain que le coût de ces interrogations plus le temps de connexion grèvent le crédit de 20 F at- tribué pour chaque création.

    En ce qui concerne l'enrichissement du catalogage (Upgrading), il se fait sous le logiciel PASSPORT, beaucoup plus complexe, et qui doit faire l'objet d'une formation spéciale. Ce logiciel offre la possibilité d'intervenir dans la " notice mère (Master RecoraD du fichier OLUC, par le procédé « Lock and Replace » ; les corrections de créations (avant la loca- lisation d'une autre bibliothèque) et les ajouts des vedettes matière RAMEAU par les bibliothèques « Experts RAMEAU » se pratiquent de cette façon.

    Le reflet du catalogage courant mensuel de la bibliothèque est édité, sur sa de- mande, sous forme de listing papier (Diagnostics) facturé 0,49 F la notice. Cette publication, en amont du catalo- gue microfiche, permet un nouveau contrôle de la qualité des saisies. Les notices traitées y figurent par ordre nu- mérique OCLC ; le classement alphabé- tique par titres, identique à celui du fi- chier de sauvegarde local, eût été pré- férable.

    Cette chaîne d'opérations successives liées au catalogage courant entraîne les coûts évoqués précédemment auxquels s'ajoute le traitement du fichier COM' gérant le catalogue sur microfiches par- ticulièrement onéreux mais indispensa- ble pour les bibliothèques ne disposant pas encore d'un OPAC (4,40 F l'intégra- tion de chaque nouvelle notice, 35 F l'édition de la microfiche mère, 1,40 F la microfiche dupliquée). On peut éva- luer ce produit, en ce qui nous concerne, à environ 2 500 F par mois, sans tenir compte des changements de profil nécessitant un reformatage. A no- ter que la qualité est parfois contes- table : taches d'encre rendant le texte illisible, déchirures, etc. L'évolution vers le catalogue sur CD-ROM, à l'étude dans les services d'OCLC, offrirait un outil beaucoup plus performant - quant aux prix !

    L'association AUROC (Association des utilisateurs du réseau OCLC) a élaboré une grille d'analyse des coûts liés au catalogage pour évaluer le prix de re- vient de la notice bibliographique dans chaque établissement ; une moyenne de 45 F est actuellement à retenir.

    Comment réduire ce prix ? En suggé- rant, peut-être, certains principes d'ap- plication comme une organisation consciente du travail en équipe, une augmentation des créations avec un ni- veau de catalogage complet pour les CADIST (la tâche est d'autant plus lourde que les acquisitions sont impor- tantes), un contrôle sur le contenu des saisies : vérification des mots matière RAMEAU par un responsable et relecture avant validation pour éviter les correc- tions ultérieures ; ces applications ne feraient que servir l'homogénéité et la qualité du catalogue de la bibliothèque.

    Expérience de conversion rétrospective à partir de la base OCLC

    Dans le cadre d'un accord signé en no- vembre 1991, entre le ministère de l'É- ducation nationale (direction de la Pro- grammation et du Développement uni- versitaire) et la base de données bibliographiques OCLC, la bibliothèque du musée de l'Homme a pu bénéficier de la conversion rétrospective de 85 000 titres de son catalogue manuel.

    D'autres bibliothèques françaises étaient également concernées par cette opération de conversions rétrospectives des catalogues.

    Suivant le procédé RETROCON, c'est-à- dire à partir de fiches principales, dac- tylographiées ou manuscrites sur bris- tol, dont la structure des données res- pecte les règles de catalogage appliquées en France, OCLC s'engage à fournir, sur bandes magnétiques, des notices bibliographiques normalisées (norme ISO 2709 - format USMARC), pour alimenter le Pancatalogue et le ca- talogue informatisé local de la biblio- thèque.

    Les notices converties sont, soit récu- pérées dans la base OLUC, soit créées avec un niveau de catalogage minimal, sans catalogage à niveaux, par les opé- rateurs du siège d'OCLC, à Dublin (Ohio). Trois données locales sont sai- sies :

    • le code de localisation de la biblio- thèque avec la mention du domaine ;
    • un indice d'indexation LC ;
    • une cote de localisation.

    Moyens humains

    Outre la participation du personnel de la bibliothèque, le recrutement de trois vacataires fut nécessaire et il convient surtout de souligner l'importance du travail réalisé par le conservateur qui a assumé la préparation scientifique et technique du catalogue à convertir : pointage des fiches principales, vérifi- cation et correction du catalogage exis- tant, recatalogage parfois, signalisation de l'indice d'indexation à saisir ou in- dexation initiale, de tous les documents du fonds d'éthnologie.

    La partie plus technique, concernant le déroulement du projet : élaboration d'un dossier technique, échanges d'informa- tions avec nos partenaires, respect du calendrier prévu, bordereaux d'expédi- tions, comptes rendus et statistiques, fut assurée par un conservateur et une BA.

    L'indexation à signaler ou à reprendre, le catalogage à améliorer du fonds de préhistoire furent traités par la biblio- thécaire spécialiste du secteur. L'in- dexation d'un fonds « non coté » Amé- rique fut confiée à un conservateur res- ponsable du domaine. N'oublions pas de mentionner l'aide précieuse d'un va- cataire pour le catalogage et l'indexa- tion d'ouvrages, notamment le fonds Soustelle.

    A noter la collaboration efficace des équipes de magasiniers pour les pho- tocopies du catalogue à convertir, afin de conserver un double des fiches ex- pédiées.

    Des impératifs de calendrier s'imposant, la bibliothèque a été avisée, fin décem- bre 1991, de respecter des envois men- suels de 20 000 fiches, à compter du 1er février 1992. Un code provisoire de lo- calisation nous est attribué par OCLC : « ZT5afin de différencier les notices converties de celles du catalogage cou- rant. Une quatrième lettre, à la fin de ce code, identifie la section : A pour préhistoire, B pour ethnologie. Par suite d'un manque de temps évident, tout le fonds à convertir est parti sous le code « ZT5A », ce qui nécessitera une correc- tion en local au moment de la mise à jour.

    Organisation sur le site

    Pointage des fiches principales à partir du catalogue manuel » Auteurs - Titres (marque orange au stabilo).

    Constitution d'un dossier technique ex- pliquant les caractéristiques de notre catalogue, les phases successives du ca- talogage, les éléments à ignorer, la si- gnalisation des données locales à saisir dans le format MARC :

    • champ 049 : code de localisation ZT5A;
    • champ 099 : un indice d'indexation LC (souligné en bleu) localisé au recto ou au verso des fiches ;
    • champ 949 : une cote de localisation (soulignée en rose) avec repérage des usuels et ouvrages de la réserve, men- tion si besoin d'un fonds spécifique.

    Photocopies du fichier expédié: les fiches regroupées et photocopiées en format A3 constituent 33 cahiers reliés par tranches alphabétiques qui sont mis à la disposition des lecteurs et permet- tent à la bibliothèque, pour le service interne, la vérification des commandes afin d'éviter les doublons.

    Test d'évaluation des notices à conver- tir: une trentaine de fiches explicitées et photocopiées permettent aux opéra- teurs OCLC de découvrir les particulari- tés de notre catalogue. En retour, les copies papier des notices corres- pondantes informatisées permettent à la BMH un contrôle de qualité.

    Suite à un premier envoi de 27 boîtes numérotées contenant 20 000 fiches, qui a été mal orienté par le service pos- tal, la société de transports DHL assure l'acheminement des expéditions, les frais de port étant réglés sur le budget de la bibliothèque.

    Ainsi, de février 1992 à mars 1993, 11 envois se sont succédé, totalisant envi- ron 89 000 fiches.

    Produits récupérés

    En retour, OCLC nous adresse :

    • des bordereaux mensuels et cumula- tifs des statistiques de saisies mention- nant le nombre de notices récupérées dans la base (dérivations) ; le nombre de créations ; le nombre de notices fi- gurant déjà dans notre catalogue en ligne ; le nombre de notices posant pro- blème ;
    • un exemplaire de la bande magnéti- que correspondante. Un autre exem- plaire est énvoyé au Sunist pour char- gement dans le Pancatalogue (18 bandes au total représentent 85 000 ti- tres) ;
    • nos fiches, dans le même condition- nement et le même ordre qu'au départ, des étiquettes de couleur différentes ac- compagnent celles posant problème. Bleues : catalogage incomplet récla- mant la mention d'éditeur, la date d'édi- tion, la pagination, etc. ; roses : une no- tice informatisée correspondante est soumise à notre appréciation avant va- lidation ; jaunes : la notice est déjà dans notre catalogue en ligne ; vertes : men- tion de suite, collection ou exemplaires multiples.

    Nous traitons les réponses qui occa- sionnent la consultation de l'ouvrage, nous interrogeons en ligne pour évaluer les notices proposées et nous ren- voyons les fiches en inscrivant notre ré- ponse sur l'étiquette correspondante.

    Ce travail nous a semblé lourd parce que nos envois initiaux n'étaient pas encore achevés, et que notre catalogage courant et nos acquisitions souffraient d'un retard évident.

    Nos statistiques révèlent, sur les 85 000 titres convertis, 70 % de dérivations, 26 % de créations, 1,5 % de doublons, 2,5 % de notices non traitées.

    Notre bibliothèque n'étant pas encore équipée d'un OPAC, ne peut, hélas, vi- sionner, mettre à jour, corriger ou amé- liorer son catalogue converti. Il est cer- tain qu'il faudra le compléter par la sai- sie des vedettes matière RAMEAU, des indices d'indexation, des cotes de loca- lisation multiples, et améliorer le niveau de catalogage des créations. Dans cette attente, nos fiches bristol ont été réin- tercalées !...

    1. Centre d'acquisition et de diffusion de l'informa- tion scientifique et technique. retour au texte