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    Le réseau de catalogage partagé de BN-OPALE

    Par Guillaume Nizier , Service commun de la documentation de Rennes-II

    Origine

    Après OCLC (On line computer library center) et SIBIL, BN-OPALE est le dernier né des grands réseaux de catalogage partagé accessibles aux bibliothèques universitaires françaises. BN-OPALE est la base informatique de la Bibliothèque nationale qui lui permet, entre autres choses, le traitement de la Bibliographie nationale française. Certaines biblio- thèques souhaitaient bénéficier de la ré- cupération en ligne de l'information bibliographique produite par la Biblio- thèque nationale (désormais Biblio- thèque nationale de France après la fu- sion de janvier 1994 entre l'ancienne BN et la Bibliothèque de France), suivant l'exemple de la bibliothèque Sainte-Ge- neviève qui travaillait dans la base BN- OPALE depuis 1989.

    L'État a donné aux bibliothèques uni- versitaires la possibilité de participer au réseau de catalogage mis en place par la Bibliothèque nationale en établissant en 1991 une convention qui définit les engagements respectifs des deux par- ties (en particulier le versement des données dans le Pancatalogue, catalo- gue collectif des ouvrages des biblio- thèques universitaires). Une convention particulière entre l'université et la Bibliothèque nationale reste à signer au moment de l'adhésion de chaque par- ticipant.

    Choix du réseau

    En 1994, quatorze universités avaient choisi le réseau BN-OPALE. Le choix s'est souvent fait après des tests de cou- verture pour les acquisitions courantes, du moins ce devrait être la démarche logique pour toute adhésion à un ré- seau. Par exemple, le Service commun de la documentation de l'université Rennes-II a effectué en 1990 des tests sur BN-OPALE et OCLC qui montraient que 70 % des acquisitions courantes de la bibliothèque universitaire se trou- vaient dans BN-OPALE. En 1993, la BU de Rennes-II a localisé 6 463 notices dont 23 % de titres étrangers (sur deux postes de travail) ; le taux de récupéra- tion représente 79 % du total. Ainsi le taux de couverture s'est amélioré de- puis la réalisation des tests en 1990, sans doute à cause de l'augmentation des achats en langue étrangère de la Bibliothèque nationale. La bibliothèque Sainte-Geneviève donne pour son tra- vail en 1993 un taux de recouvrement de 88 % du fonds général et 81 % pour la réserve (des documents rares et pré- cieux) et la bibliothèque nordique (constituée de fonds en langue scandi- nave). A priori, on peut penser que les bibliothèques obtenant les meilleurs taux de recouvrement sont des biblio- thèques universitaires spécialisées en littérature, histoire, sciences humaines et sciences sociales, mais les éléments de comparaison entre les différents ré- seaux manquent ou n'ont pas été ras- semblés. Des bibliothèques plus ency- clopédiques ayant aussi une section sciences ou médecine comme le Service commun de la documentation de Saint- Étienne sont également membres du ré- seau. A l'inverse, on trouve des biblio- thèques faisant relativement peu d'ac- quisitions étrangères dans le réseau OCLC. Ce qui montre que le taux de couverture n'est pas le seul critère.

    La date d'existence du réseau est im- portante, puisqu'une bibliothèque a pu souhaiter informatiser son catalogage dans les années 1990-1991, avant même que la possibilité d'adhérer à BN-OPALE fût offerte. Le coût intervient large- ment : l'utilisation de BN-OPALE en ligne est facturée forfaitairement 1 500 F par mois par terminal. Cette re- devance comprend l'utilisation de la base et la fourniture des notices, ce qui signifie que plus on récupère de no- tices, plus le coût unitaire diminue. Viennent s'ajouter les coûts de commu- nications TRANSPAC. Les universités de- vant pouvoir toutes accéder au réseau RENATER (réseau national de la techno- logie, de l'enseignement et de la re- cherche), la BNF étudie cette nouvelle possibilité de communication dont le coût serait forfaitaire. A côté du résultat brut d'un test et des divers éléments du choix, le souhait de voir exister un ré- seau français conforme aux normes AFNOR pour la description biblio- graphique et aux formes nationales pour les fichiers d'autorité est égale- ment un élément primordial.

    Constitution de la base et du réseau

    Il faut se garder de confondre BN-OPALE avec le CD-ROM de la Bibliographie na- tionale française, parfois appelé à tort le CD-ROM BN-OPALE : il ne s'agit que d'un extrait de la base pour les publications françaises. BN-OPALE comporte évidem- ment en plus les notices des documents étrangers de la BNet de BU, les publica- tions officielles de nombreux organismes français et internationaux obtenues par échange, des notices d'acquisition de la BN issues d'autres sources comme le ré- seau américain RLIN (Research library in- formation network), les notices des publi- cations en série, périodiques et collec- tions, ainsi que les différents fichiers d'autorité (personnes, collectivités, titres uniformes et matières). On trouve dans BN-OPALE les ouvrages publiés à partir de 1970 (la conversion rétrospective de la BN n'étant pas chargée dans BN- OPALE).

    Modalités de travail

    Après la bibliothèque Sainte-Geneviève en 1989, un groupe de six bibliothèques a pu commencer le travail en ligne en 1992 ; les autres bibliothèques ont suivi la formation nécessaire en 1993. La Bibliothèque nationale forme deux per- sonnes par bibliothèque pendant trois semaines. Pour l'instant, cette formation n'a eu lieu qu'une fois par an en 1992 et 1993. Ces deux personnes doivent ensuite retransmettre leurs nouvelles compétences aux catalogueurs de la bibliothèque universitaire. La formation complète d'un catalogueur, ce qui in- clut la localisation et la création de no- tices bibliographiques ainsi que l'enri- chissement et la création de notices d'autorité, peut être estimée à six mois ou un an, avant d'atteindre une effica- cité correcte.

    Dans la base BN-OPALE, le catalogage se fait en INTERMARC. Le service de la Coordination bibliographique de la BNF est chargé de la formation des catalo- gueurs et de l'administration de la base. Les échanges d'informations ou de- mandes d'aide peuvent se faire par té- léphone ou télécopie de manière très aisée. Si le mode de saisie plein écran pouvait être étendu à l'entrée des don- nées locales (pour l'instant l'entrée des informations locales se fait zone par zone de manière assez lente) et si le temps de réponse du système ne pé- chait pas par une excessive lenteur, en bref si le système était modernisé dans le cadre de la nouvelle BNF, le réseau pourrait augmenter considérablement son indice de satisfaction auprès des utilisateurs. La récupération des notices par télédéchargement est en cours d'étude à la BNF ; la fourniture des don- nées se fait pour le moment sur dis- quettes envoyées mensuellement. Les notices peuvent être fournies en INTER- MARC ou en UNIMARC. Il s'agit des no- tices bibliographiques de monogra- phies, et éventuellement des notices de collection. Une notice peut être fournie à chaque fois qu'elle est enrichie (par la bibliothèque créatrice ou le service de la Coordination bibliographique de la BNF), ce qui est surtout intéressant pour les notices de dépôt légal sans contrôle des accès, car après l'enrichis- sement de ces notices par la BNF, les bibliothèques reçoivent automatique- ment la nouvelle version.

    L'intégration des fichiers d'autorité et des fichiers bibliographiques, c'est-à- dire la construction de liens informati- ques entre notices d'autorité (personnes physiques, collectivités, titres uni- formes, matières, collections) et notices bibliographiques au moment du catalo- gage apporte une grande cohérence des fichiers.

    Par ailleurs, toute modification de la forme retenue dans la notice d'autorité (comme cela arrive de temps en temps) est automatiquement répercutée dans les accès des notices bibliographiques qui lui sont liées. Enfin, et c'est parti- culièrement important, ce système per- met aux bibliothèques de récupérer toutes leurs notices en UNIMARC avec les zones 9XX de renvois créées infor- matiquement d'après les formes rejetées des notices d'autorité. BN-OPALE est le seul réseau à pouvoir fournir ce service. Les systèmes de gestion de biblio- thèques utilisés par les membres du ré- seau peuvent ainsi construire automati- quement des notices d'autorité suc- cintes (forme retenue et formes rejetées) lors du chargement périodique des notices, offrant au public des faci- lités de recherche considérables. Il est fort regrettable que, pour un problème de surcharge du système, l'Établisse- ment public constructeur de la Biblio- thèque de France ait catalogué ses ac- quisitions dans une base propre. Même maintenant qu'il n'existe plus qu'un seul établissement, le site d'Ivry ne ca- talogue pas dans BN-OPALE. Seul le ver- sement régulier par lots dans la base BN-OPALE des notices d'autorité créées par le site d'Ivry a pu être préservé.

    Jusqu'à une période très récente, les bibliothèques universitaires souffraient d'un gros retard d'informatisation et peu de bibliothèques ont eu la possibi- lité de charger le fruit de leur travail dans un système de gestion intégré de bibliothèques. La bibliothèque Sainte- Geneviève offrait à son public un cata- logue sur CD-ROM, mais d'autres biblio- thèques ont dû trouver des solutions transitoires, afin de signaler les acqui- sitions à leur public, comme l'édition de listings ou de fiches à partir des don- nées UNIMARC, ou même en maintenant l'ancien système manuel à côté du ca- talogage informatisé. Fort heureuse- ment, les systèmes intégrés de gestion de bibliothèques commencent à se ré- pandre dans les BU.