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    L'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur

    Par Sabine Barrai
    Par Françoise Berthomier

    L'ABES

    L'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (ABES), dont le siège est situé à Montpellier, est un établissement public autonome dont l'existence est assez récente, puisqu'il a été créé par décret en date du 25 octobre 1994. Une cinquantaine de personnes y travaillent actuellement, parmi lesquelles les deux tiers sont soit personnel de bibliothèque, soit ingénieurs informaticiens et documentalistes. La directrice de l'agence, nommée pour une durée de trois ans renouvelables par le ministère en charge de l'Enseignement supérieur, est, depuis le 1er février 2001, Sabine Barrai.

    Parmi les missions fixées à l'ABES dans le décret de création, deux sont plus particulièrement mises en avant.

    • * L'ABES est tout d'abord chargée de gérer et de maintenir les services nationaux des bibliothèques universitaires françaises (bases de données, catalogues collectifs ou services de prêt entre bibliothèques).
    • * Le deuxième aspect important est la préparation et la mise en place du Système universitaire de documentation (Sudoc), projet devant aboutir à la fusion des services existants.

    Les autres missions fixées à l'ABES ont trait aux aspects suivants :

    • * La coordination du traitement documentaire des collections des bibliothèques de l'enseignement supérieur, et en particulier la normalisation du catalogue et de l'indexation.
    • * Le développement des systèmes et des applications informatiques nécessaires à l'accomplissement de ces différentes tâches.
    • * L'édition sur tout type de support des produits dérivés des catalogues dont elle assure la gestion, ainsi que la diffusion des produits papier et des microfiches, et l'édition ou la coédition de cédéroms.
    • * L'aide et le conseil aux établissements d'enseignement supérieur dans le domaine de l'information bibliographique.
    • * La coopération avec les organismes concourant aux mêmes fins, tant en France qu'à l'étranger.

    Le Système universitaire de documentation

    Vaste projet lancé dès 1992 par le schéma directeur informatique du réseau des bibliothèques universitaires, et dont la maîtrise d'ouvrage a été confiée à l'ABES en 1995, le Système universitaire de documentation est progressivement mis en place depuis fin 1997, date à laquelle le marché a été notifié à la société néerlandaise Pica et à son sous-traitant la société Bull.

    Le Sudoc peut être défini en trois phrases. C'est d'abord un catalogue collectif consultable gratuitement sur internet. C'est ensuite un outil de catalogage partagé pour les bibliothèques de l'enseignement supérieur. C'est enfin un accès intégré à la fourniture de documents par le prêt entre bibliothèques (PEB).

    Après une période de définition précise du projet, puis de reprise des données devant constituer la base du catalogue (3,5 millions de notices dès l'ouverture à la consultation du catalogue en avril 2000), la constitution du réseau de production du Sudoc est en cours. Une expérimentation du système a eu lieu au printemps 2000 dans sept bibliothèques (services communs de documentation et service interétablissement de coopération documentaire), qui sont depuis les premiers établissements participant activement au réseau et travaillant en production dans le catalogue.

    Une autre phase a concerné à l'automne 2000 le réseau des publications en série (CCNPS : près de 3 000 établissements, bibliothèques universitaires, municipales, ou centres de documentation, participant depuis les années 1980 au signalement national des collections de périodiques), avec l'intégration dans le Sudoc des 34 centres régionaux qui, eux aussi, cataloguent maintenant directement.

    La période allant de janvier 2001 à mars 2002 doit voir la constitution du réseau tel qu'il est défini dans le marché en cours. Au total, 107 établissements (dont la liste est consultable sur le site Web de l'ABES : http://www.abes.fr/Superimetre.htm) SCD, SICD, bibliothèques inter-universitaires et bibliothèques de grands établissements, seront « déployés dans le réseau.

    Le catalogue Sudoc

    Le catalogue Sudoc (http://www sudoc.abes.fr), dont la consultation est ouverte à tous, est un catalogue collectif de plus de 4,5 millions de documents de tous types et sur tous supports, localisés dans les bibliothèques du réseau.

    Il est alimenté par la production quotidienne des bibliothèques « déployées », et par des mises à jour mensuelles provenant des trois réseaux actuels de catalogage de monographies (BN-Opale, Sibil-France et Auroc pour OCLC), et ceci tant que les bibliothèques de ces réseaux n'auront pas toutes été intégrées dans le Sudoc. Il est alimenté aussi par des chargements de notices issues d'opérations de rétroconversion, et par des réservoirs de notices mis à la disposition des membres du réseau (notices courantes de la BnF et de la bibliothèque du Congrès, nouveautés de la base Electre). L'objectif visé par cet outil de catalogage partagé est la création de 15 % de notices au maximum par les bibliothèques.

    Tous les types de documents sont réunis dans le Sudoc : monographies, parmi lesquelles les thèses qui ne se trouvaient auparavant que dans la base Télédièses, périodiques, mais aussi, même si c'est en moins grand nombre pour le moment, documents audiovisuels ou électroniques, cartes, etc. La consultation du catalogue se fait, de façon libre et gratuite, sur internet. La présence de nombreux index, la combinaison de ces index et la possibilité d'utiliser des filtres de recherche par date, langue ou type de document (en recherche dite « mode expert »), la navigation entre notices par liens hypertextes, la présence dans le catalogue même d'un Répertoire des centres de ressources donnant les coordonnées des bibliothèques du réseau (les 3 000 du réseau de publications en série) sont autant de caractéristiques de cet outil destiné à enrichir et à faciliter la recherche documentaire sur les fonds des bibliothèques de l'enseignement supérieur.

    Un nouveau service est proposé pour les demandes de PEB ; sous réserve qu'il soit inscrit dans une bibliothèque du réseau et autorisé par elle à le faire, l'utilisateur peut, à la suite de sa recherche et lorsqu'il a repéré un document, remplir un formulaire de demande de document qui est expédié directement à la bibliothèque détentrice. Enfin, un « service assistance » permet à toute personne consultant le catalogue de poser une question ou de signaler un problème, et de lire les questions précédemment posées ainsi que les réponses qui leur ont été données.

    Le catalogue Sudoc est une des composantes du Catalogue collectif de France (CCFr). Depuis le 29 janvier 2001, on peut, à l'adresse du CCFr (http://www.ccfr.bnf.fr) et en une seule interrogation, consulter le Sudoc ainsi que le catalogue de la BnF et celui des bibliothèques municipales rétroconverties.

    À l'ABES, l'année 2001 est consacrée en grande partie au « déploiement du système dans les bibliothèques devant participer au réseau de production ; l'actualité du déploiement est régulièrement suivie par les publications de l'ABES, la revue Arabesques et le bulletin électronique sur le Sudoc, le BIM (http://www.abes. fr/Bim.htm). Par ailleurs, l'installation, prévue au cours de l'été, d'une nouvelle interface de consultation devrait enrichir les possibilités de consultation du catalogue sur internet.

    Enfin, l'accès direct aux documents électroniques à partir du catalogue est un axe important du travail de réflexion mené à l'ABES actuellement et constituera l'évolution normale du projet.