Index des revues

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    Par Marc Chauveinc, Inspecteur général
    Jean-Yves Prax
    Jean-Louis Gassée, préf

    La gestion électronique documentaire

    Paris : Armand Colin : 1994. - 168 p. ISBN : 2-200-21573-8.

    L'objectif de cet ouvrage est de proposer aux entreprises industrielles un mode d'emploi pour créer un système d'information leur permettant d'être plus compétitives.

    Dans une première partie il définit la GED (gestion électronique documentaire), sa mise en place, sa justification, les techniques et les architectures nécessaires à son fonctionnement. Dans une deuxième il offre des perspectives avec le document en réseau et les systèmes de connaissances. Enfin, il fournit plusieurs exemples de GED, dont un dans une bibliothèque scientifique aux Pays-Bas.

    Sous un titre assez peu clair pour un bibliothécaire, le livre traite en fait de l'organisation d'une base de données informatique de documents. Ceux-ci sont surtout des documents d'archives d'une société commerciale (correspondance, contrats, factures, chèques), mais aussi des documents scientifiques (articles, brevets). Il est toujours surprenant de voir le travail de notre profession éclairé sur un autre angle par un point de vue extérieur. Jean-Yves Prax n'est sûrement pas bibliothécaire et il explique pourtant la gestion documentaire informatisée que nous sommes censés pratiquer, avec un autre vocabulaire, dans une autre perspective qui rend son vocabulaire décalé par rapport à celui que nous connaissons pour désigner les mêmes choses et perturbe la lecture de son livre par un professionnel des bibliothèques. Dès son titre, on est légèrement déphasé, puisqu'il s'agit simplement de la création d'une base de données de documents numérisés accessibles par un système d'indexation. Par exemple, il parle de moteur d'indexation » pour désigner la recherche documentaire.

    On peut aussi lui reprocher ses anglicismes, bien qu'il s'en explique dans son introduction. Ce n'est pas par puritanisme franchouillard mais parce que cela rend ses phrases incompréhensibles. Par exemple, quand il écrit : « couvrant les besoins des grandes entreprises au niveau corporate », la plupart du temps implémentables sur des architectures clients-serveurs ». Ou encore : c'était l'époque du revamping-, phénomènes d'aliasing ', "le script ing : dans un contexte de workflow... ». Ces mots méritaient au moins une note d'explication. « Workflow », « turn-over-, « device- sont des mots facilement traduisibles en français. Il traduit même le français en anglais : « Il est difficile d'imaginer une organisation qui ne réunisse pas (au sens de meeting) les personnes qui la composent. ». Ce goût du jargon est un peu agaçant. D'autant plus que les abréviations et les sigles ne sont pas explicités.

    Néanmoins, l'ouvrage se propose de faire découvrir aux managers, décideurs, documentalistes et « infographistes », l'ingénierie de l'information en général. C'est vrai que la GED recouvrait, autrefois, essentiellement l'archivage des documents d'entreprise (microfilmage, numérisation) popularisé par la revue Archimag. L'auteur étend ce terme à la gestion documentaire de ces documents numérisés, c'est-à-dire au classement et à la recherche informatisée de ces documents. Il reprend donc à neuf les différentes procédures dont les documentalistes et les bibliothécaires font leur pain quotidien depuis des lustres. Mais il modifie parfois le sens. Ainsi acquisition signifie conversion de l'analogique en numérique par le moyen de scanners, caméras numériques ou reconnaissance optique de caractères. Un chapitre intéressant décrit donc les aspects techniques de la numérisation des documents, y compris les formats de fichiers graphiques (bitmap ou vecteur) et de fichiers textuels. Mais il n'est pas fait mention de la différence fondamentale entre les deux : la manipulation des textes.

    Vient ensuite l'indexation dont sont décrits deux moteurs : les SGBD et les systèmes en langage naturel. Sous le premier sont classés les systèmes hiérarchiques, les systèmes de gestion de fichier par index et les bases de données relationnelles. Il ne parle pas des systèmes de fichiers inversés qu'utilisent la plupart des logiciels de bibliothèques, à moins de les inclure dans les SGBD. Pour un bibliothécaire, ce chapitre est insatisfaisant car trop sommaire par rapport à l'analyse du vocabulaire dans l'indexation que nous pratiquons. Il fait aussi l'erreur de considérer les thesauri et les glossaires comme des filtres a posteriori.

    La description détaillée des différentes mémoires utilisables pour stocker les documents donne des informations intéressantes, mais peut-être excessives pour qui souhaite créer un système documentaire. Ce n'est pas sur la mémoire que porte le choix. Dans la description des réseaux, les supports de câbles sont décrits de même que les différents réseaux disponibles d'Ethernet aux autoroutes de l'information. On y apprend notamment que les grands acteurs de la documentation électronique travaillent à de nouvelles architectures régissant les documents en client-serveur sans passer par des moteurs de SGBD >,. Dans les réseaux, tout y passe, y compris la messagerie, la conférence documentaire, la visioconférence et le « whiteboarding", bien qu'ils ne soient pas de la GED proprement dite. Un dernier chapitre, trop court et qui nous laisse sur notre faim, nous informe des systèmes de connaissances (knowledge based System).

    En bref, tout ce qui vient d'être écrit montre que ce livre ne concerne pas vraiment les bibliothécaires, sauf quelques chapitres techniques qui peuvent apporter des informations nécessaires à la compréhension du monde informatique.